فرایندهای مدیریت دانش

مقدمه

مدیریت دانش، موضوعی پیچیده و پویاست. بسیاری از سازمان ها بر این باور هستند که دانش، مهم ترین دارایی آنهاست، اما در عمل کمتر به آن پایبندند. یکی از دلایل عمده این امر آن است که سازمان ها نمی دانند چگونه به سراغ مدیریت دانش بروند و با چه سازوکارها و روش هایی آن را به صورت اثربخش مدیریت نمایند. برای این منظور در این  مقاله عناصر اصلی فرایند را به طور مشروح بررسی قرار خواهیم داد.

مدلهای فرایندی مدیریت دانش

به همان اندازه که شمار و گوناگونی تعاریف درباره دانش و مدیریت دانش فراوان است، برای چرخه و فرایند مدیریت دانش نیز دیدگاهxadهای متعددی مطرح و در قالب مدل های مفهومی ارائه شده است.

مدل پایهxadهای ساختمان دانش

این مدل توسط پروست و دیگران(1358) به نام «مدل پایهxadهای (سنگ بنای) ساختمان مدیریت دانش» نامxadگذاری شده است.

طراحان مدل یاد شده، مدیریت دانش را به صورت سیکل دینامیکی میبینند که در چرخش دائم است. مراحل این مدل شامل هشت جز، متشکل از دو سیکل؛ درونی و بیرونی است

سیکل درونی: به وسیله عناصر: کشف (شناسایی)، کسب، توسعه، تسهیم، کاربرد و نگهداری از دانش ساخته میxadشود.

سیکل بیرونی: شامل عناصر اهداف دانش و ازریابی آن است که سیکل مدیریت دانش را مشخص می کند. و کامل کننده این دوسیکل «بازخور» است.

عناصر بنیادی مدیریت دانش

پروست درباره نحوه شکل گیری این مدل چنین می گوید: ما با گروه بندی و طبقه بندی وسیع مشکلاتی آغاز به کار کردیم که در شرکت های گوناگون با آنها برخورد داشتیم. این امر، ما را قادر ساخت تا به شناسایی شماری از فعالیت ها بپردازیم که آنها را فرایندهای اصلی مدیریت دانش تلقی می کنیم و همه آنها دارای ارتباط کاملآ نزدیکی می باشند. البته مداخلات می توانند در یکی از فرایندهای اصلی صورت بگیرند. اما این امر به طور اجتناب ناپذیری فرایندهای دیگر را تحت تاثیر قرار خواهد داد. پس مدیران بایستی از افزایش فعالیت های دانش د ر حوزهxadهای فرد ی و بدون ملاحظه اثرات گستردهxadتر اجتناب کنند.

سایر مدل های فرایند مدیریت دانش

تعیین هدفهای دانش

 اهداف دانش تعیین می کند که در هر سطح چه قابلت هایی باید ایجاد شود. هدفهای مدیریت دانش، باید از هدفهای اصلی سازمان نشات گرفته و در دو سطح استراتژیک و عملیاتی مشخص میxadشوند.

سطح استراتژیک: تبدیل و نگهداری سازمان بر مبنای مدیریت دانش و همچنین ایجاد فرهنگ و سیاستهای لازم در این زمینه انجام میxadشوند.

سطح عملیاتی: که در این سطح، با توجه به هدف ها باید نحوه شناسایی، استفاده، توزیع، کاربرد و نگهداری دانش، مشخص و برنامهxadهای لازم برای دستیابی به آنها در زمان معین، طراحی شود و به مرحله اجرا درآید.

شناسایی دانش

با طرح این پرسش که «آیا میxadدانیم که چه میxadدانیم» باید انجام این وظیفه مدیریت دانش: یعنی مرحله کشف را آغاز کرد.

چرخه مدیریت دانش، با شناسایی یا دریافت دانش آغاز میxadگردد. به طور ویژه، دانش پنهان دریافت و استخراج می شود، حال آن که دانش آشکار، سازمان دهی یا کدگذاری می گردد.

ماتریس آگاهی از دانش

البته درباره شناسایی دانش، لازم است که بین دریافت یا شناسایی و تعیین دانش موجود و آفرینش دانش جدید، تمایز قایل شویم. در مدیریت دانش، باید دانشی را که اکنون در سازمان موجود است را مد نظر قرار داده و سپس به سمت دریافت دانش جدید برویم. اکنون آنچه باقی مانده است، حوزه ای از دانش است که چیزی درباره ی آن نمی دانیم. این حوزه های هنوز شناخته نشده مراحل بیشتر و پیچیده تری را برای دریافت و کدگذاری در بردارند. در نهایت دانشی که باقی ماند می دانیم آن را در اختیار نداریم. در اینجا آسان سازی فعالیت های نوآوری و دانش آفرینی در اولویت قرار می گیرند.

نکته مهم اینجاست که همه بار شناسایی دانش در یک سازمان به عهده تکنولوژی نیست. در واقع بسیاری از سازمان ها، دریافته اند که تکنولوژی اطلاعات، در تضمین این مهم که اطلاعات مورد نیاز در اختیار افراد دلخواه قرار می گیرد، نقش کوچکی را ایفا میxadکند. عواملی همچو ن نوع کسب و کار، فرهنگ و شیوه های کار مساله نقش کلیدی در این کار دارند.

وقتی دانش به حالت آشکار است، می باید در یک سند ساختاربندی شده سازمان دهی گردد، به نحوی که امکان بهره برداری چند منظوره از آن فراهم باشد. بسیاری از تکنیک ها، می تواند برای شناسایی، دریافت و کدگذاری دانش مورد استفاده قرار گیرد و جالب آنکه بسیاری از آن ها ریشه در مدیریت دانش ندارند (مانند هوش مصنوعی، جامعه شناسی و طراحی آموزشی).

کسب دانش

در این مرحله، دانشها را باید از بازار داخلی و خارجی نظیر دانشهای مربوط به مشتری، تولید، همکاران، رقبا و ... از منابع شناسایی شده در مرحله کشف به دست آورد و از منابع شناسایی شده در مرحله کشف، کسب گردد و نیز مشخص نمودن آنکه چه قابلیت هایی را میxadتوان از خارج خریداری/ تهیه کرد و مورد استفاده قرارداد مورد توجه میxadگیرد.

دو فرایندی که سازمان ها از طریق آنها دانش و اطلاعات رو کسب می کنند. عبارتند از جستجو و یادگیری سازمانی.

اکتساب اطلاعات سازمانی  از طریق جستجو را به سه شیوه می توان انجام داد:

1)      اسکن کردن: به دریافت اطلاعات از محیط خارجی اشاره دارد.

2)      جستجوی متمرکز: اعضای سازمانی یا واحد ها به صورت فعال در یک حوزه محدود، از محیط درونی یا خارجی جسنجو می کند. این حالت  اغلب در واکنش به مشکلات یا فرصت ها انجام می گیرد.

3)      نظارت کارکردی: با دریافت های متمرکز و گسترده با تمرکز بر اثر بخشی سازمانی برای برآوردن اهداف از پیش تعیین شده یا الزامات سهام داران مورد استفاده قرار می گیرد.

یادگیری سازمانی نقش اساسی در اکتساب دانش دارد. بسیاری از سازمان ها از ناتوانی های یادگیری رنج میبرند. برای حل این مشکل و ارتقا ظرفیت سازمان برای یادگیری، می توان سازمان یادگیرنده را به عنوان مدل علمی پیشنهاد کرد. که سازمان یاد گیرنده ظرفیت هر نوع یادگیری تولیدی (فعال) و یادگیری تطبیقی (غیر فعال) را دارد.

دانش باید علاوه بر کسب، سازماندهی شود. سازمان ها روزانه مقدار زیادی اطلاعات دریافت می کنند که باید جمع بندی، طبقه بندی و توزیع شوند. طبق نظر داون پورت، سازماندهی و طبقه بندی دانش یک توانمندی پایه در سازمان ها است و این بر عهده مدیریت منابع انسانی است که برای سازماندهی دانش موارد زیر را انجام داد:

-         تصمیم گیری درباره اینکه چه دانشی مهم است

-         ایجاد فرهنگ لغت دانش

-         ایجاد شاخص ها و ابزارهای جسنجو

-         طبقه بندی و پالایش دانش به طور مستمر

 این فرایند باید از طریق نگاشت نهایی سازماندهی شود. نگاشت دانش سازمان مهمترین راه تامین دسترسی علمی کاربران به اطلاعات است

نگاشت دانش، مدل هایی را در بر می گیرد که نه تنها مستندات دانش صریح بلکه دانش ضمنی موجود در ذهن افراد را نیز شناسایی می کند. در این مدل ها کوشش  نمی شود که دانش خبره  اخذ شود و در یک مخرن قرار بگیرد بلکه موضوعاتی از قبیل خبرگی، مهارت  و اطلاعات طبقه بندی  می شود.

تکنیک های شناسایی و اکتساب دانش پنهان

مصاحبه ی ساختار یافته :  این تکنیک رایج ترین تکنیک برای استخراج دانش پنهان افراد و تبدیل آنی به دانش آشکارا     است. این تکنیک رایج ترین تکنیک برای استخراج دانش پنهان افراد و تبدیل آنی به دانش آشکار است.

داستان نویسی: داستان ها، یکی دیگر از شیوه های مناسب برای دریافت و کدگذاری دانش پنهان است. یک داستان سازمانی "گفتاری دقیق از رویدادهای مدیریتی، همکاری کارکنان و سایر رویدادهای سازمانی است که به شکل ارتباطات غیر رسمی در سازمان اتغاق می افتد. یک داستان را می توان به عنوان بیان یک رویداد یا مجموعه ای از رویدادها تعریف کرد که ممکن است واقعی یا خیالی باشد"، (دنینگ، 2001).

یادگیری از طریق مشاهده: یکی دیگر از روش های شناسایی و دریافت دانش پنهان است که بر مبنای کاربرد دانش بنا شده است. در این روش متخصص با یک مسأله نمونه، سناریو یا مورد کاوی مواجه شده و به حل آن می پردازد و در این جا تصویر یا صدای متخصص در زمان حل مساله مورد استفاده قرار گرفته و برای کاربران بعدی پخش می گردد.

یادگیری از طریق گفتگو: در این روش مصاحبه شونده دانش خود را ابراز کرده و سپس پالایش می کند و د ر همین زمان مدیر دانش، دانشی را که در حال تبدیل شدن به دانش آشکار است، شفاف سازی و روایی سنجی می نماید. این شیوه ی شناسایی و اکتساب دانش عموما در زمینهxadهایی همچون تحلیل وظایف، ترسیم فرآینداها، تحلیل پروتکل ها و شبیه سازی به کار می رود.

جلسات موقت :این جلسات به منظور پاسخگویی سریع گروه کاری یا شبکه غیر رسمی از متخصصان به مسأله یکی از اعضا و درخواست کمک او تشکیل می گردد. این گونه جلسات می تواند به صورت حضوری تشکیل شده یا از فناوری هایی نظیر پیام کوتاه، ایمیل، تله کنفرانس و اتاقهای گفتگو بهره گیرد.

نقشه راه: نقشه های راه، جلسات رسمی و زمان بندی شده گروه هایی از افراد است که برای حل مسائل روزانه تشکیل می گردد و معمولا منجر به توسعه راهکارها و استانداردهای بهبود تدریجی سازمان می گردد.

یادگیری تاریخی:جرج سانتایانا جمله ی معروفی دارد که می گوید: "کسی که گذشته را به یاد نیاورد محکوم به تکرار آن است". یادگیری تاریخی (راث و کلینر، ٢٠٠٠ ) یکی از شیوه های مطلوب برای دریافت دانش پنهان، خصوصا در فعالیت های گروهی است.

یادگیری عملی:این شیوه یادگیری بر پایه عمل و تجربه بنا شده است. گروه هایی کوچک با اعضایی که برنامه ها، اهداف و نیازهای یادگیری خود را با هم به اشتراک می گذارند.

یادگیری الکترونیکی:این شیوه، بیشتر در جهت شناسایی و دریافت دانش رویه ای و مستندسازی پیشینه همه دگرگونی های کاری و ارائه و توضیح دگرگونی ایجاد شده انجام می گردد (جرج و کلباسوک، ٢٠٠٧).

یادگیری از دیگران:شامل فعالیت هایی چون الگوبرداری خارجی (یادگیری شیوه هایی که سایر مدیران و کارکنان در بهترین تجارب و عملکردهایشان به کار بسته اند)، شرکت در کنفرانس ها و نمایشگاه ها و گروه های مطالعاتی ویژه و تخصصی و دعوت از سخنرانان برای ارائه سمینار در سازمان می باشد

شناسایی و اکتساب دانش در سطح سازمانی

شناسایی و اکتساب دانش در سطح سازمانی به لحاظ کیفی از آن چه که در بندهای پیش در سطح فرد و گروه عنوان شد، متفاوت است چرا که در سطح کلان تری پیگیری و اجرا می گردد. مالهوترا ( ٢٠٠٠ ) چهار شیوه برای اکتساب دانش در سطح سازمانی ارائه نموده است که عبارتند از:

١ ) پیوند سازمانی: که شامل جابه جایی دانش بین سازمان هاست. "پیوند" گونه ای از یادگیری است که در آن سازمان به دانش وظیغه ای یا فرآیندی دست می یابد که قبلا از آن بی بهره بوده است.

٢ ) یادگیری مشاهده ای: از طریق مشاهده به کارگیری فن و رویه های یک سازمان توسط سازمان دیگر روی می دهد و الگوبرداری سازمان از بهترین تجربه ها و عملکردهای سازمان دیگر از نمونه های ان است.

3 ) یادگیری تجربی: این شیوه از اکتساب دانش بر مبنای خلق دانش از طریق کار و تجربه انجام می گیرد. تجربه های تکرار شونده در منحنی یادگیری منجر به برپاکردن رویه های جدید می گردد. این گونه از دانش در ابتدا پنهان است اما به سادگی کدگذاری و منتقل می شود (پنینگز، بارکما و دوما ، ١٩٩4 : استارباک ، ١٩٩٢ ).

4) فرایندهای استنتاجی:  در این فرآیندها، یادگیری درون سازمان و در قالب کار روی می دهد. با این حال اکتساب دانش ابتدا از طریق شرح و تغیر رویدادها و موقعیت ها و دگرگونی ها و بروندادهای مربوط به فعالیت های انجام شده و تصمیم های گرفته شده صورت می پذیرد. این گونه از یادگیری را یادگیری دو حلقه ای نیز می نامند چرا که از بازخورد نتایج تصمیم ها و عملکردها نیز بهره می برد.

مدل شناسایی و اکتساب دانش سازمانی

این مدل، مراحل سه گانه اکتساب دانش در سطوح فردی و گروهی را نمایش می دهد. مرحله شناسایی به فرایند تبیین مسائل کلیدی در ارتباط با کارکنان، منابع، اهداف و مواد اولیه موجود اطلاق می گردد. در مرحله مفهوم سازی، مفاهیم و مباحث کلیدی و روابط مهم بین آنها در قالب نقشه های مفهومی و نقشه های دانش ترسیم می گردد و نهایتا در مرحله کدگذاری این محتواهای معتبر و قابل قبول به صورت دانش صریح در می آیند تا به نحو مناسب تری در سراسر سازمان منتشر گردند.

مدل شناسایی و اکتساب دانش

شیوه های شناسایی و اکتساب دانش صریح

نقشه دانش

نقشه دانش، نمایشی است از "مدل ذهنی" دانش یک فرد و شکل مناسبی از دانش کدگذاری شده را ارائه می کند. مدل ذهنی نیز نمایش نمادین یا کیفی یک پدیده در دنیای واقعی است و در واقع نشانگر این است که ذهن آدمی چگونه محیط های پیچیده خود را واکاوی و ادراک می کند. یک نقشه دانش روش نیرومندی برای کدگذاری این دانش کسب شده است. چرا که مفاهیم کلیدی و روابط پیچیده بین آنها را در زمینه مفهومی مورد نظر ارائه می نماید. نقاط مشخص شده در نقشه مفاهیم کلیدی و خطوط رابط، روابط درونی بین مفاهیم را نشان می دهد

                                                         نمونه نقشه دانش

شکل فوق نمونه ای از نقشه دانشی را نشان می دهد که به تفاوت های اصلی دانش پنهان و آشکار اشاره می کند. هدف اصلی از به کارگیری نقشه های دانشی، سازماندهی بهتر دانش آشکار و ذخیره سازی در حافظه سازمان برای استفاده های بلندمدت است.

درخت های تصمیم گیری

درخت های تصمیم گیری یکی دیگر از شیوه هایی است که به صورت گسترده برای کدگذاری دانش صریح مورد استفاده قرار میxadگیرد و نمایش آن از اختصار و کارآیی لازم برخوردار است. درخت تصمیم گیری بیشتر به صورت فلوچارت ترسیم شده و مسیرهای جایگزین تصمیم گیری و نتایج حاصل از آن نمایش داده می شود. حسن این روش در مشخص بودن چارچوب ها و قوانین برای یافتن کوتاهxadترین راه و بهترین برونداد است. طبیعت تصویری و گرافیکی فهم آن را بسیار ساده کرده و برای کدگذاری دانش فرآیندی بسیار مناسب است.

                                                         نمونه درخت تصمیم گیری

طبقه بندی دانش

مفاهیم می توانند به صورت بلوک هایی از دانش و تجربه نمایش داده شوند. هر یک از ما برای درک جهان پیرامون مان تعاریفی درونی برای هر یک از مفاهیم داریم. وقتی که مفاهیم کلیدی تشخیص و شناسایی شدند می توانند د ر یک ساختار سلسله مراتبی که معمولا به صورت یک طبقه بندی دانش شکل می گیرد مرتب شوند.

طبقه بندی ها، سیستم های د سته بندی علمی پایه ای هستند که ما را قادر می سازند مفاهیم و وابسته های آن را بیشتر د ر قالب سلسله مراتب تشریح نماییم. هر چه یک مفهوم در سطح بالاتری قرار گیرد ، مفهوم مورد نظر حالت کلی تر و عمومی تری د ارد و یا بالعکس، هر چه این مفهوم د ر سطح پایین تری د ر سلسله مراتب قرار گیرد حالت تخصصی تر و ریزتری نسبت به سطوح بالایی دارد.     

                                                           نمونه طبقه بندی علمی

توسعه و آفرینش دانش

توسعه دانش عنصری بنیادی است که اکتساب دانش را تکمیل می کند و بر مهارت ها و تولیدات جدید، ایده های بهتر و فرایند کارآمدتر تمرکز دارد. توسعه دانش در بردارنده همه تلاش های مدیریتی است که آگاهانه بر تولید توانایی هایی تمرکز دارند که هنوز در درون سازمان ارائه نشده اند؛ یا حتی هنوز در درون یا بیرون آن وجود ندارند. به طور معمول توسعه دانش در بخش پژوهش بازار شرکت یا در بخش تحقیق و توسعه آن صورت می گیرد؛ اما دانش مهم می تواند از دیگر بخش های سازمان هم سرچشمه بگیرد. ما در این عنصر بنیادی، شیوه های معمول شرکت در پرداختن به ایده های جدید و بهره گیری از خلاقیت کارکنانش را می آزماییم. وقتی که از دیدگاه مدیریت دانش بررسی کنیم، حتی فعالیت هایی که پیشتر، تنها به عنوان فرایندهای تولید تلقی می شدند می توانند واکاوی و بهینه سازی شوند تا دانش به بار نشیند (پروست و دیگران، ١٣٨٥)

به سخن دیگر توسعه دانش، پر کردن شکاف دانشی توسط خود شرکت است، توسعه دانش، در واقع نوعی جریان دانشی است که شکل اصلی خود را از ساختار سازمانی می گیرد. توسعه دانش در سازمان می تواند از روش هایی همچون تحقیق و توسعه از طریق تحصیل و آموزش و یا به وسیله مطالعات بیرونی رضایت مشتری صورت پذیرد (بیرس، ٢٠٠١).

به موازات شیوه های کسب و توسعه دانش از بیرون سازمان، این فرصت درون سازمان نیز فراهم است. یکی از روش های توسعه درونی دانش، بر پایه یک مرکز پژوهشی تحت پوشش سازمان است که با اهداف خاص به تولید دانش، ایده، تکنولوژی و در نهایت محصولات تجاری بپردازد. شرکت های مانند زیراکس، آی.بی.ام، موتورولا و شارپ چنین مراکزی برای خود دایر کرده اند.

داده کاوی و متن کاوی نیز یکی از  شیوه هایی هستند  که برای توسعه دانش درون سازمانی به کار می روند. داده کاوی امکان انتخاب، گزینش، تصویرسازی و همبستگی داده ها را به صورت خودکار برای سازمان فراهم می کند. یافته های فرآیند داده کاوی می تواند در گستره ای از حوزه ها، ماند بازاریابی، تحلیل ریسک، کشف تخلفات و مدیریت ارتباط با مشتری به کار رود.

حوزه مهم دیگر در توسعه دانش سازمانی دانش آفرینی است. افراد همواره نقطه آغاز خلق داش هستند. یک پژوهشگر باهوش ایده های دارد که در نهایت منجر به یک اختراع خواهد شد؛ یا یک مدیر میانی به بینشی درباره ی دگرگونی های بازار دست می یابد که ایده یک محصول جدید درخشان را ارائه خواهد کرد. در دسترس قرار دادن دانش شخصی برای دیگران در سازمان هسته اصلی دانش آفرینی را تشکیل می دهد. این فرآیند دانش آفرینی به طور پیوسته و در تمام سطوح سازمان روی می دهد. در بسیاری از موارد دانش آفرینی در مسیری برنامه ریزی شده روی می دهد.

مدل دانش آفرینی نوناکا و تاکوچی

نوناکا و تاکوچی در مدل معروف خود چهار شیوه تبایل دانش را برشمردهxadاند که از دیدگاه آنها موتور کل فرآیند دانش آفرینی را به حرکت می اندازد.

1- جامعه پذیری (دانش پنهان به دانش پنهان)

2- برونی سازی (دانش پنهان به دانش آشکار)

3-      ترکیب (دانش آشکار به آشکار)

4-   درونی سازی (دانش آشکار به پنهان)

بنابراین روشن است که دانش آفرینی یک فرآیند یکباره نیست؛ چرا که به یک رابطه دوسویه پیوسته و پویا بین دانش پنهان و آشکار در قالب چهار فرآیند تبدیل ذکر شده بستگی دارد. نوناکا و تاکوچی همچنین 5 مورد را به عنوان عوامل موقعیتی آسان کننده دانش آفرینی در سازمان نام برده اند:

1-     اراده: اشتیاق سازمان برای رسیدن به اهدافش (فرمول بندی استراتژیک در فضای کسب و کار)

2-     استقلال: شرایطی که افراد در آن بتوانند به طور مستقل فعالیت کنند و در تیم های  چند وظیفه ای و مستقل حضور یابند.

3-     نوسان و هرج و مرج خلاق: شر ایطی که رابطه دوسویه سازمان و محیط بیرونی آن را تحریک کرده و با هدف ایجاد هرج و مرج خلاق باعث بروز نوسان و از کارافتادگی های خودخواسته گردد.

4-     فراوانی: وجود اطلاعات کافی که در زمان نیازهای عملیاتی فوری کارکنان به کار رود، در قالب تیم های مختلف در یک موضوح خاص و چرخشی استراتژیک کارکنان

5-     گستردگی وتنوع: گوناگونی درونی سازمان برای هماهنگی با گستردگی و پیچیدگی محیط و فراهم آوردن امکان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای هر یک از افراد سازمان، ساختار سازمانی مسطح و انعطاف پذیر و متصل به شبکهxadهای اثر بخش اطلاعاتی

عواملی که در آفرینش و خلق دانش و به کارگیری آن موثرند:

1)      خلاقیت: معرفی ایده یا شیوه های نوین است که چیزی بر اساس آن  ساخته یا انجام شود

2)      مهارت T شکل: یعنی مهارت  به لحاظ عمق  و به لحاظ گستردگی . افراد دارای مهارت های T شکل برای خلق دانش در سازمان بسیار با ارزش هستند.

3)      تشریک مساعی: فرهنگ همکاری بر خلق دانش از طرق افزایش تبادل دانش اثر می گذارد.

4)      اعتماد: تبادل موثر و اساسی دانش را تسهیل می کند.

5)      یادگیری و بررسی اشتباهات: برای خلق دانش سازمان ها باید فرهنگ یادگیری ریشه ای را گسترش دهند. و ابزارهای یادگیری مختلفی فراهم کنند.

6)      کار گروهی : به عنوان سیستمی برای خلق و توزیع دانش ضمنی و صریح مطرح است.

7)      سیستم های جبران خدمات: سازو کارهای پاداش و جبران خدمات، عناصر فرهنگ سازمانی در خلق دانش هستند.

8)      کاهش تمرکز گرایی: توزیع قدرت موجب کاهش خود جوشی، آزمایش و آزادی بیان به منزله شریان خلق دانش است.

9)      رسمیت گرایی: لازمه خلق دانش انعطاف پذیری و تاکید کمتر بر قوانین کاری است.

10)  پشتیبانی فناوری اطلاعات: عمل جمع آوری، ذخیره و بازیابی دانش را باسرعت بالا  و در مقایس وسیعی که در گذشته عملی نبوده انجام می دهد. و به خلق دانش کمک می کند.

11)  رهبری مشارکتی: داشتن نقش نظارتی کمتر و ایفای نقش تنظیم کننده میر و ارزش های ارتباطی بیشتر  و تشویق کارکنان به پذیرش راهکارهای جدید به خلق دانش کمک  می کند.

12)  اطلاعات: دانش جدید روی بستر دانش قدیم ایحاد می شود. برای خلق دانش باید اطلاعات و دانش اولیه داشت.

اشتراک و انتقال دانش

اشتراک دانش محمل انتقال یا اشتراک دانش از یک فرد یا گروه به دیگری است. اشتراک دانش سازمانی، اعضای سازمان را به منابع دانش خارجی متصل می کند (گاروین، ٩٩٣ ا). بدین ترتیب اعضای سازمان از ارتباط و اتصال با منابع دانش بیرونی و از راه دریافت اطلاعات، تجربه ها و ایده های جدیدی که داخل سازمان یافت نمی شود، سود می برند (همل و پراهالد، ١٩٩٣؛ و اسکو وفارج، ٢٠٠٣ ). ضمن آنکه نوآوری سازمانی نیز از تبادل دانش و یادگیری از طریق شبکه های ارتباطی فراتر از مرزهای سازمانی حاصل می شود ( لی، لی و کینگ، ٢٠٠٩؛ نوتبوم، ٢٠٠٠ ). افزایش اثربخشی شغلی وخلاقیت افراد دو مورد از مزایای زود بازده اشتراک دانش هستند. کونین وهمکاران ( ١٩٩3 ) معتقدند وقتی فردی دانش خود را با افراد و واحدهای دیگر به اشتراک میxadگذارد، نه تنها آن افراد و دوایر از آن دانش و اطلاعات بهره می برند (رشد خطی)، آنها نیز آن را با دیگران به اشتراک گذاشته و به آرامی با طرح پرسش هایی درباره آن محتوای دانشی، این محتوا به صورت تقویت شده و بهبود یافته به فرستنده اصلی بازخورد شده و برای او نیز ارزش افزایی می کند. (حالت رشد نمایی). بدین ترتیب می توان گفت اشتراک دانش، روش پراهمیتی در توسعه سرمایه انسانی سازمان است.

اگرچه اشتراک دانش به توسعه و خلق دانش در سازمان و افزایش ظرفیت های جذب دانش در سازمان کمک می کند (کوهن و لیونتال، ١٩٩٠ ) و از این رو فرایندی بی پایان به شمار می رود، اما تا اندازه ای با عدم قطعیت نیز همراه است. گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای سادگی تصمیم گیری ها در سازمان در فرایند اشتراک دانش، در مواردی دشوار یا حتی ناممکن است و این موضوع اشتراک ارادی دانش را بغرنج می نماید و در نهایت باعث توقف یا کندی کل چرخه مدیریت دانش می شود (دوسی و اورسنگیو، ١٩٨٩ )

مروری بر نگرش های مختلف به اشتراک دانش

سازمان ها، دیدگاه های مختلفی درباره اشتراک دانش دارند. برخی با این باور که خروج اطلاعات و اسرار از شرکت و یا معرفی اشتراک دانش به عنوان جزئی از کار و وظیفه اصلی کارکنان برای سازمان خطرناک است، اشتراک دانش را تشویق نمی کنند. برخی دیگر بر این باورند که منافح بالقوه زیادی در توزیع دانش درون مرزهای سازمان و یا حتی فواتر از آن وجود دارد و بدین ترتیب آن را پشتیبانی می کنند. البته، اصول بنیادین مدیریت دانش به عنوان یک پیش فرض، اشتراک دانش را هم سودمند و هم ضروری می داند مشروط بر انکه سازمان به قابلیت های بالقوه آن پی ببرد.

مفهوم سازی دانش به عنوان یک کالای عمومی می تواند به روشن تر شدن این موضوع کمک  کند.

دانش،کالای عمومی

یک کالای عمومی، پدیدهxadای است که در دسترس همه اعضای یک گروه یا سازمان قرار دارد. فارغ از اینکه آن افراد در شکل گیری و ایجاد آن دخالت داشته اند یا خیر. اما مشکل اصلی که در ارتباط با کالاهای عمومی وجود دارد از همین قید آخری سرچشمه می گیرد. یعنی وقتی کالای عمومی در دسترس همه قرار دارد، افرادی بدون آنکه مشارکتی در ایجاد و نگهداری آن داشته باشند از مزایای آن دارایی عمومی بهره می برند و این منجر به عدم پشتیبانی از این کالا می گردد.

انگیزش کارکنان به اشتراک دانش

سازمان ها، عموما به منظور انگیزش کارکنان به اشتراک دانش بر شیوه های کنترل نظارتی (مانند تعیین رفتارهای اشتراکی مطلوب و نمایش دانش به اشتراک گذاشته شده در سیستم مدیریت دانش) یا روش های پشتیبانی سازمانی تکیه می کنند. (مانند توسعه فرهنگی برای پیشرفت اشتراک دانش) نتایج تحقیقات پولا ( 19٩٨ ) و آلاسون ( ١٩٩٧ (ارائه دو شیوه و رویکرد کاملا متفاوت در انگیزش اشتراک دانش بود که عبارتند از کنترل نظارتی و تبادل اجتماعی.

کنترل نظارتی:سازمان ها می توانند با استفاده از روش های رسمی اشتراک دانش را تشویق کنند، مثلا در قراردادهای کاری ذکر نمایند که دانش جمح اوری شده یا تولید شده در حین کار متعلق به سازمان است. با این حال، این گونه رویکردهای قانونی دشواری های خاص خود را در اجرا به همراه دارد.

تبادل اجتماعی: نظریه تبادل اجتماعی بیان می دارد که میزان مشارکت و همکاری ارائه شده توسط افراد، متناسب با میزان مشارکت و همکاری است که از دیگران دریافت می دارند. این تئوری، مشارکت کارکنان در سازمان را در قالب یک تعامل دوطرفه نمایش می دهد.

مدل انتقال دانش در رویکرد تبادل اجتماعی

این مدل برای تاکید بر اهمیت نقش میانجی دانش در فرایند انتقال دانش و با تکیه بر روابط اجتماعی کارکنان و عوامل روانی و بین فردی موثر در انتقال و اشتر اک دانش توسط اسکارسو و همکارانش ( ٢٠٠٨ ) ارائه شده است. این مدل، انتقال دانش را به طور خاص، از طریق ارتباطات الکترونیکی مورد بررسی قرار می دهد. طبق این مدل، یک بخش از محتوای دانشی می باید ابتدا برونی سازی شده (مثلا به شکلی مانند فرمت زبانی، داده و ... )، منتقل و سپس درونی سازی شود. (یعنی توسط گیرنده فهمیده شده و جذب و شبیه سازی شود).

                                                              مدل فرایند انتقال دانش

برای راه اندازی یک سیستم اشتراک دانش موفقیت آمیز سه اصل شناسایی و تعیین فعالیت های اشتراک دانش، عوامل زمینه ای آن و ارتباطش با عملکرد سازمانی حائز اهمیت است.

لذا، برای مطالعه و اجرای استراتژی های اشتراک دانش مهم ترین مسائل عبارتند از:

1) فعالیت های اشتراک دانش می باید به صورت کمی سنجیده شود. 2 ) برخی از عوامل زمینه ای تاثیرگذار باید مدنظر قرار گیرد. 3) هر دو مورد فوق به عملکرد سازمانی پیوند خورد.

مدل اشتراک دانش بین سازمانی

این مدل را چن و همکارانش ( ٢٠٠٨ ) برای تشریح فرایند انتقال دانش بین سازمانی ارائه کرده اند. برای تشریح این مدل لازم است مراحل معرفی شده در فرایند، تعریف و تبیین گردند.

مراحل انتقال دانش بین سازمانی

1)      شناسایی: در این مرحله، سازمان گیرنده به صورت داخلی نسبت به تعیین شکافxadهای دانشی خود اقدام نموده و نیازهای خود را برای اکتساب دانش بیرونی و تعیین منابع آن مشخص می کند.

2)      مذاکره: در این مرحله سازمان گیرنده، مذاکرات (یا مباحثات) خود را با سازمان فرستنده درباره چگونگی و چارچوب تبادل دانش و حل مسائل فی مابین آغاز کرده و آن را تا حصول توافق یا تعهد شفاهی ادامه می دهد.

3)      گزینش: در این مرحله، یکی از پرسنل سازمان فرستنده (یا گیرنده) توسط سازمان متبوع خود، برای اجرای وظایف و تعهدات مربوط به انتقال دانش، انتخاب می گر دد.

4)      تعامل: در این مرحله کارکنان انتخاب شده طرفین، به طور مرتب نسبت به برقراری تماس و ارتباط با طرف مقابل برای انتقال محتوای دانشی توافق شده اقدام می کنند.

5)      تبدیل: در این مرحله، کارشناس دانشگر سازمان گیرنده نسبت به اشتراک دانش کسب شده با کل سازمان اقدام کرده و دانش و یادگیری فردی به یادگیری سازمانی مبدل شده تا موجب پیشرفت و بهبود کسب و کار سازمان گردد.      

فرایند انتقال دانش بین سازمانی

عوامل موثر در اشتراک دانش

1)      اعتماد: تبادل دانش را به طور موثر و اساسی تسهیل می کند.

2)      مدیریت تغییر:  افراد برای پذیرش مدیریت دانش نیاز به دلایل واضح و قانع کننده دارند. آنها باید منافع تسهیم دانش را درک کنند.

3)      فرهنگ نوع دوستی: افرادی که دارای نوع خاصی از دانش هستند. بدون انتظار جبران از سوی دیگران آن را به اشتراک می گذارند.

4)      اطلاعات: علاوه برای پیش نیاز ضروری خلق  و به کار گیری  دانش به عنوان واسطه انتقال دانش عمل می کند.

5)      جو باز رهبری: تسهیم دانش  با همکاری داوطلبانه اتفاق می افتد. سبک رهبری  دمو کراتیک.

6)      پشتیبانی  و مشارکت مدیریت ارشد:  به کارکنان  انگیزه کافی براس تسهیم دانش  می دهد.

7)      چهارچوب های مرجع:  چهارچوب های مرجع مناسبی برای افرادی که با هم کار می کند وجود داشته باشد. در غیر این صورت تسهیم دانش با مشکل مواجه خواهد شد.

8)      ساختار سازمانی: افزایش رقابت و نرخ سریع تغییرات تکنولوژی انتقال بهتر دانش را در مرزهای وظیفه ای سارمان ایجاب می کند.

9)      منابع انسانی: افراد سازما ن عامل توانا ساز اجتماعی مدیریت دانش محسوب می شوند. و عامل اصلی ایجاد و تسهیم دانش هیتند.

10)  آموزش:  آموزش مناسب ، به اشتراک گذاشتن دانش را در محیط های کار تسهل می کند.

11)  مهارت کلامی: بنابر ساختار اجتماعی دانش که از طریق شرح و روایت انتقال می یابد. زبان عامل مهمی در تسهیم آن است.

12)  فناوری اطلاعات: فناوری اطلاعات نه تنها برای اتباطات و تسهیم دانش است بلکه یاری دهنده اصلی مدیریت دان سازمان شناخته شده است.

13)  عوامل انگیزشی: معمولا نحه امگیزش افراد با یکدیگر متفاوت است : مشوقهای رهبری– مالی- موقعیتی- اجتماعی

14)  برابری: پیش نیاز برانگیختن افراد به تسهیم دانش این است که احساس کندد با آنها منصفانه برخورد می شود.

15)  رابطه مشتری: تامین کنندگان مدرن برای بهبود فرایند کاری  و محصولات خود رابطه نزدیکی با بهترین مشتریان دارند. لازمه این امر استفاده از دانش مشتریان است. دانشی که تنها از طریق  تماس نزدیک با مشتریان بدست می آید.

موانع اشتراک دانش

  محققان و صاحبنظران به گروهی از موانع در سر راه اشتراک دانش اشاره کردهxadاند اما عموما روی یک زمینه واحد اشتراک دانش تمرکز کرده اند. جدول زیر (لیندزی، ٢٠٠٨ ) به برخی از موانع بالقوه مطرح شده در ادبیات مدیریت دانش اشاره می کند.

موانع اشتراک دانش (لیندزی، 2008)

بهره گیری و کاربرد دانش

کاربرد دانش را از یک جنبه می توان مهمxadترین فعالیت د ر چرخه مدیریت دانش دانست و آن جنبه هم نمود عینی و عملی فعالیت های سایر مراحل یعنی دریافت و شناسایی، کسب و توسعه، اشتراک و ذخیره  د انش است. در واقع اگر این مرحله padidar...